PH Taxi booste sa productivité avec l’automatisation et Ocade Fusion
Qui est PH Taxi ?
PH Taxi est une petite structure de cinq personnes, sincèrement gentilles et profondément proches de leurs clients implantée en Nouvelle‑Aquitaine (principalement Seignosse, Hossegor, Bayonne et Biarritz) proposant des services de taxis conventionnés pour le domaine médical, les déplacements vers aéroports et gares, les longs trajets et les services haut de gamme professionnels.
Organisation et volume de travail
- Effectif réduit : 5 collaborateurs, dont une personne dédiée à la gestion administrative.
- Volume de courses non quantifié mais jugé « très important » quotidiennement.
Enjeux avant l’automatisation
- Utilisation d’outils classiques : Excel, e‑mail, téléphone, WhatsApp.
- Un seul administrateur chargé de centraliser les réservations, les bonnes de transport, les informations clients, données chauffeurs, facturation, relances, etc.
- Tâches répétitives, chronophages et souvent déportées en soirée ou week-end.
- Problèmes récurrents : documents perdus, données non centralisées, oublis d’informations, relances manquées, perte de temps.
Solution proposée par Ocade Fusion
Un diagnostic orienté opérationnel
Un entretien approfondi avec le dirigeant de PH Taxi a permis d’identifier les tâches les plus chronophages : gestion des documents, centralisation des données chauffeurs, traitement des emails clients. Ces processus manuels ralentissaient l’activité et mobilisaient inutilement les ressources internes.
Une automatisation pensée étape par étape
La stratégie d’Ocade Fusion repose sur une automatisation progressive, en lien direct avec les besoins terrain. Les premières briques mises en place avec n8n incluent :
- Canaux Discord automatisés pour centraliser en temps réel les documents et informations envoyés par les chauffeurs.
- Traitement automatique des pièces jointes : renommage, structuration et archivage intelligent des fichiers.
- Gestion des emails entrants : détection et extraction des demandes prioritaires pour éviter les pertes liées à l’afflux quotidien de messages.
Cette approche modulaire permet à PH Taxi de moderniser son organisation sans perturber son fonctionnement.
Collaboration continue et transmission
Des vidéos explicatives accompagnent chaque workflow pour en faciliter l’appropriation. La démarche est itérative, avec des ajustements en fonction des retours de terrain. À terme, des formations légères (à distance ou sur site) pourront permettre à l’équipe de créer ses propres automatisations simples.
Résultats concrets
+35 % de temps libéré sur les tâches administratives
Grâce à l’automatisation des échanges internes, du traitement des documents et de la gestion des emails, PH Taxi a réduit d’environ 35 % le temps passé chaque jour sur des tâches manuelles et répétitives. Les données sont désormais centralisées en temps réel, sans attendre la fin de journée ou le week-end.
Un suivi fluide et sans erreur
La chasse aux documents, fréquente auparavant, a été grandement réduite. Les fichiers nécessaires à l’activité sont automatiquement collectés, classés, et consultables rapidement, ce qui évite les oublis ou les pertes d’informations. Cela permet aussi de répondre plus efficacement aux demandes clients, même plusieurs jours après la prestation.
Une équipe soulagée, recentrée sur l’essentiel
Les retours sont unanimes : les automatisations apportent un vrai soulagement. L’équipe de PH Taxi peut se concentrer sur ce qui compte vraiment — la relation client et la qualité du transport — tout en gagnant en professionnalisme.
Une vision claire pour la suite
Pierre-Henry, dirigeant de PH Taxi, se projette déjà sur les prochaines briques d’automatisation. Son objectif reste inchangé : continuer à alléger le quotidien de ses collaborateurs pour libérer du temps à forte valeur ajoutée.
« Travailler avec Ocade Fusion a transformé notre quotidien. Les automatisations mises en place nous ont permis de reprendre le contrôle sur notre organisation et de dégager un temps précieux.
Ce qui faisait perdre des heures à notre équipe est désormais fluide, centralisé et automatisé.
Ce que j’apprécie particulièrement, c’est la manière de travailler avec Valentin : à l’écoute, réactif, force de proposition, toujours prêt à adapter les solutions à notre réalité de terrain.
On se sent vraiment accompagnés, et on voit déjà les prochaines étapes à mettre en place pour aller encore plus loin. »
— Pierre-Henry, dirigeant de PH Taxi