Vous gérez une entreprise et passez chaque jour un temps précieux à trier manuellement vos factures fournisseurs ? Cette tâche répétitive représente environ 30 minutes quotidiennes, soit plus de 110 heures par an. Grâce à n8n et Google Drive, vous pouvez automatiser entièrement le classement de vos factures et économiser jusqu’à 2500 € annuellement. Découvrez comment mettre en place ce workflow d’automatisation qui fonctionne pendant que vous dormez.
Principe du workflow d’automatisation des factures avec n8n
Le workflow de classement automatique des factures repose sur une logique simple mais redoutablement efficace. Chaque nuit, à 1h du matin par exemple, n8n se déclenche automatiquement pour traiter les emails reçus la veille. Le système récupère les messages envoyés par vos fournisseurs, extrait les pièces jointes pertinentes (en excluant les images de signature) et les dépose dans une arborescence organisée sur Google Drive.
Cette automatisation du traitement des factures fonctionne de manière totalement autonome. Vous n’avez aucune intervention manuelle à effectuer au quotidien. La seule action requise consiste à ajouter occasionnellement de nouveaux fournisseurs dans un fichier Google Sheet de référence.
Les étapes du workflow
Le processus d’automatisation se décompose en plusieurs phases distinctes qui s’enchaînent automatiquement :
- Déclenchement programmé : Le workflow s’exécute à intervalle régulier, idéalement à 1h du matin pour traiter les factures de la veille
- Création de l’arborescence : n8n génère automatiquement les dossiers nécessaires sur Google Drive selon une structure année/mois/fournisseur
- Lecture du fichier de référence : Le système consulte un Google Sheet contenant la liste des fournisseurs et leurs adresses email
- Filtrage des pièces jointes : Seuls les documents sont conservés, les images (souvent des logos de signature) sont automatiquement exclues
- Dépôt sur le Drive : Les factures sont classées dans le bon dossier avec un nommage intelligent
- Notification par email : Un récapitulatif quotidien vous informe des documents traités
Structure de l’arborescence Google Drive
L’organisation des dossiers dans Google Drive a été pensée pour répondre aux demandes récurrentes des comptables. Lorsque votre expert-comptable vous réclame les factures d’un fournisseur spécifique pour un mois donné, vous devez pouvoir les retrouver instantanément. L’arborescence automatique répond parfaitement à ce besoin.
Organisation hiérarchique des dossiers
La structure de classement suit une logique intuitive en trois niveaux. À la racine, vous disposez d’un dossier principal (par exemple « Automatisation »). À l’intérieur, un sous-dossier par année est créé automatiquement (2026, 2027, etc.). Chaque année contient un dossier « Factures » qui regroupe les sous-dossiers mensuels (janvier, février, etc.). Enfin, chaque mois contient un dossier par fournisseur.
Cette organisation permet de naviguer rapidement vers n’importe quelle facture. Si votre comptable demande les factures d’Ocade Fusion pour novembre 2026, vous accédez directement au chemin : Automatisation > 2026 > Factures > Novembre > Ocade Fusion.
Nommage intelligent des fichiers
Les fichiers déposés sur le Drive bénéficient d’un renommage automatique qui facilite les recherches ultérieures. Le format adopté combine le nom du fournisseur, la date de réception et le nom original du fichier. Cette convention de nommage vous permet d’effectuer des recherches par fournisseur, par date ou par nom de document directement dans l’interface Google Drive.
Configuration du Google Sheet fournisseurs
Le fichier Google Sheet constitue le cœur de la configuration du système. Il s’agit d’un tableau minimaliste à deux colonnes qui pilote l’ensemble de l’automatisation. Cette simplicité volontaire rend la maintenance accessible à tous, sans compétence technique particulière.
Structure du fichier de référence
La première colonne « Fournisseur » contient le nom que vous souhaitez attribuer à chaque fournisseur. Ce nom sera repris pour créer les dossiers correspondants dans Google Drive. Vous pouvez donc personnaliser les intitulés selon vos préférences (nom commercial, abréviation, etc.).
La seconde colonne « Email » indique l’adresse email utilisée par le fournisseur pour envoyer ses factures. Le workflow surveillera uniquement les emails provenant de ces adresses. Si un fournisseur utilise plusieurs adresses d’expédition, vous pouvez créer plusieurs lignes avec le même nom de fournisseur.
Mise à jour et maintenance
L’ajout d’un nouveau fournisseur se fait simplement en ajoutant une ligne dans le Google Sheet. Lors de la prochaine exécution du workflow, le nouveau fournisseur sera automatiquement pris en compte. Aucune modification du workflow n8n n’est nécessaire. Au fil du temps, votre liste de fournisseurs s’enrichit et le système devient de plus en plus complet.
Filtrage intelligent des pièces jointes
Un aspect crucial du workflow concerne le filtrage des pièces jointes. Les emails professionnels contiennent souvent des images intégrées dans les signatures (logos, photos de profil, icônes de réseaux sociaux). Sans filtrage, ces éléments viendraient polluer vos dossiers de factures avec des fichiers inutiles.
Le workflow intègre une logique de filtrage qui exclut automatiquement les fichiers image (PNG, JPG, GIF, etc.) pour ne conserver que les documents pertinents : PDF, fichiers Office, archives. Cette discrimination automatique garantit que seules les véritables factures sont classées dans votre arborescence.
Notification et suivi quotidien
Chaque matin, vous recevez un email récapitulatif des documents traités pendant la nuit. Cette notification vous permet de vérifier d’un coup d’œil quelles factures ont été reçues et classées. Le récapitulatif indique le nombre de documents traités ainsi que le détail par fournisseur avec les noms de fichiers.
Ce système de notification présente plusieurs avantages. Il vous confirme que l’automatisation fonctionne correctement. Il vous informe des factures reçues sans avoir à consulter votre boîte mail. Il constitue également une trace en cas de besoin de vérification ultérieure.
Calcul des économies réalisées
L’automatisation du classement des factures génère des économies substantielles. En considérant 30 minutes quotidiennes consacrées au tri manuel des factures sur 220 jours de travail par an, vous récupérez 110 heures annuellement. Valorisé au coût horaire moyen d’un dirigeant ou d’un assistant administratif, ce gain représente environ 2500 € par an.
Au-delà de l’aspect financier, cette automatisation supprime une tâche répétitive et sans valeur ajoutée. Vous pouvez consacrer ce temps gagné à des activités plus stratégiques pour votre entreprise. Le retour sur investissement de la mise en place du workflow est généralement atteint dès le premier mois d’utilisation.
Avantages pour la relation comptable
La transmission des documents à votre expert-comptable devient extrêmement simple. En fin de mois, vous partagez directement le dossier mensuel depuis Google Drive. Votre comptable accède à l’ensemble des factures classées par fournisseur, avec des noms de fichiers explicites facilitant le rapprochement bancaire.
Si une facture manque, votre comptable peut vous l’indiquer précisément. Vous vérifiez alors si l’email du fournisseur concerné figure bien dans votre Google Sheet de référence. Cette traçabilité complète simplifie considérablement les échanges et réduit les allers-retours chronophages.
Quelle est la structure d'arborescence utilisée par le workflow pour classer automatiquement les factures dans Google Drive ?
Conclusion
L’automatisation du classement des factures avec n8n et Google Drive transforme une corvée administrative quotidienne en processus entièrement autonome. Le workflow récupère vos factures fournisseurs, les filtre intelligemment et les organise dans une arborescence claire, le tout pendant que vous dormez.
La clé du succès réside dans la simplicité de configuration : un Google Sheet à deux colonnes suffit pour piloter l’ensemble du système. Plus vous ajoutez de fournisseurs, plus l’automatisation devient complète et vous libère du temps.
Pour aller plus loin, explorez nos autres ressources N8N ou contactez notre équipe pour mettre en place ce workflow d’automatisation des factures dans votre entreprise.
Le workflow exclut automatiquement les fichiers image (PNG, JPG, GIF, etc.) qui correspondent généralement aux logos et éléments de signature des emails. Seuls les documents comme les PDF et fichiers Office sont conservés et classés dans Google Drive.
Il suffit d’ajouter une nouvelle ligne dans le Google Sheet de référence avec le nom souhaité pour le fournisseur et son adresse email d’expédition. Le workflow prendra automatiquement en compte ce nouveau fournisseur lors de sa prochaine exécution, sans aucune modification technique.
Le workflow est configuré pour s’exécuter quotidiennement, idéalement à 1h du matin. Il traite les emails reçus la veille, ce qui vous permet de disposer chaque matin d’un Drive à jour avec toutes les factures classées.
Vous pouvez créer plusieurs lignes dans le Google Sheet avec le même nom de fournisseur mais des adresses email différentes. Toutes les factures provenant de ces différentes adresses seront classées dans le même dossier fournisseur.
Chaque matin, vous recevez un email récapitulatif indiquant le nombre de documents traités et le détail par fournisseur. Cette notification vous confirme le bon fonctionnement de l’automatisation et vous informe des factures classées pendant la nuit.
Si une facture n’apparaît pas dans votre Drive, vérifiez que l’adresse email de l’expéditeur figure bien dans votre Google Sheet de référence. Ajoutez-la si nécessaire et la facture sera traitée lors de la prochaine exécution du workflow.
Oui, le nom indiqué dans la colonne Fournisseur du Google Sheet est celui utilisé pour créer les dossiers dans Google Drive. Vous pouvez donc choisir des noms personnalisés, des abréviations ou des noms commerciaux selon vos préférences d’organisation.
