PH Taxi est une societe de taxis conventionnes basee sur la Cote Basque (Seignosse, Hossegor, Bayonne, Biarritz). L’equipe de 5 collaborateurs gere un volume important de courses quotidiennes : transports medicaux, trajets vers les aeroports et gares, et deplacements professionnels. Avant l’intervention d’Ocade Fusion, la coordination entre conducteurs et l’administration reposait sur Excel, WhatsApp, emails et telephone. Deux problemes concrets consommaient 2 a 3 heures par jour au total sur l’equipe : la saisie des courses dans le calendrier et la centralisation des factures.

Les deux problemes identifies

Transfert des courses vers le calendrier

Chaque course devait etre transmise manuellement au calendrier organisationnel. Les conducteurs communiquaient les informations par telephone ou WhatsApp, puis un administrateur unique ressaisissait les donnees : client, adresse de prise en charge, destination, horaire, type de course (conventionne ou non). Ce processus creait trois problemes recurrents :

Des informations manquantes ou mal transmises (adresse incomplete, horaire ambigu)
Un goulot d’etranglement sur une seule personne qui centralisait tout
Des taches reportees en soiree et le week-end faute de temps en journee

Centralisation des factures

Les factures arrivaient par des canaux differents : email, papier, WhatsApp. Certaines etaient perdues ou retrouvees trop tard. Le suivi comptable devenait une source de stress pour l’equipe, qui passait du temps a “chasser” les documents au lieu de se concentrer sur les courses.

Les solutions deployees avec n8n

Outil de saisie vocale pour les courses

Un outil portable a ete cree pour permettre a n’importe quel membre de l’equipe de creer une course en dictant les informations essentielles. Le flux fonctionne ainsi :

Le conducteur dicte les informations de la course (client, adresse, horaire, type de trajet)
L’IA analyse le message vocal et extrait les donnees structurees
Si toutes les informations obligatoires sont presentes, la course est automatiquement ajoutee au calendrier
Si des informations manquent, l’IA demande les elements restants avant de valider

Ce systeme supprime le goulot d’etranglement de l’administrateur unique. Chaque conducteur est autonome pour enregistrer ses courses, depuis n’importe ou, sans ouvrir un tableur.

Automatisation de la gestion documentaire

Trois workflows n8n ont ete deployes pour traiter les documents :

Centralisation en temps reel : les factures et pieces jointes recues par email ou via Discord sont automatiquement collectees, renommees selon une convention coherente, et archivees dans un dossier structure
Detection des emails prioritaires : les demandes urgentes sont identifiees et signalees pour eviter les pertes de messages
Archivage structure : chaque document est classe par type, date et fournisseur, accessible en quelques secondes

Resultats mesures

Indicateur	Avant	Apres
Temps administratif quotidien (equipe)	Plusieurs heures, reportees en soiree	Gain estime de 2 a 3 heures par jour
Saisie d’une course	Appel/WhatsApp + ressaisie manuelle	Dictee vocale + ajout automatique au calendrier
Centralisation des factures	Recherche manuelle multi-canal	Archivage automatique structure
Dependance a l’administrateur	1 personne centralise tout	Chaque conducteur est autonome
Charge mentale equipe	Stress lie aux documents perdus et relances	Allege - les collaborateurs se concentrent sur les courses

Ce que cette etude de cas illustre

PH Taxi est un cas representatif des PME de 5 a 15 personnes ou les processus internes n’ont jamais ete formalises. Les outils du quotidien (Excel, WhatsApp, email) fonctionnent jusqu’a un certain volume, puis deviennent des freins. Le declencheur est souvent le meme : une personne qui porte toute la charge administrative et n’arrive plus a suivre.

L’approche d’Ocade Fusion sur ce projet a suivi trois principes :

Diagnostic operationnel d’abord : un entretien approfondi pour identifier les 2-3 processus les plus chronophages, pas une refonte complete
Automatisation progressive : deploiement par blocs, chaque workflow est teste et valide avant de passer au suivant
Transmission : des videos explicatives pour que l’equipe comprenne et utilise les outils sans dependance au prestataire

“Travailler avec Ocade Fusion a transforme notre quotidien. Les automatisations mises en place nous ont permis de reprendre le controle sur notre organisation et de degager un temps precieux.”

Pierre-Henry, dirigeant de PH Taxi

PH Taxi poursuit sa demarche d’optimisation. L’objectif a moyen terme : automatiser d’autres processus metier identifies lors du diagnostic initial, selon les priorites definies avec le dirigeant.

Fiche technique

Element	Detail
Client	PH Taxi - taxis conventionnes
Localisation	Cote Basque (Seignosse, Hossegor, Bayonne, Biarritz)
Effectif	5 collaborateurs
Problematique	Saisie manuelle des courses + centralisation des factures
Solution	Saisie vocale IA + archivage documentaire automatise (n8n)
Gain estime	2 a 3 heures par jour sur l’equipe
Outils	n8n, Discord, Gmail, Google Drive, IA (analyse vocale)
Accompagnement	Diagnostic + deploiement progressif + videos de formation

PH Taxi : automatiser la gestion des courses et des factures pour une equipe de 5 personnes