PH Taxi est une société de taxis conventionnés basée sur la Côte Basque (Seignosse, Hossegor, Bayonne, Biarritz). L’équipe de 5 collaborateurs gère un volume important de courses quotidiennes : transports médicaux, trajets vers les aéroports et gares, et déplacements professionnels. Avant l’intervention d’Ocade Fusion, la coordination entre conducteurs et l’administration reposait sur Excel, WhatsApp, emails et téléphone. Deux problèmes concrets consommaient 2 à 3 heures par jour au total sur l’équipe : la saisie des courses dans le calendrier et la centralisation des factures.

Les deux problèmes identifiés

Transfert des courses vers le calendrier

Chaque course devait être transmise manuellement au calendrier organisationnel. Les conducteurs communiquaient les informations par téléphone ou WhatsApp, puis un administrateur unique ressaisissait les données : client, adresse de prise en charge, destination, horaire, type de course (conventionné ou non). Ce processus créait trois problèmes récurrents :

Des informations manquantes ou mal transmises (adresse incomplète, horaire ambigu)
Un goulot d’étranglement sur une seule personne qui centralisait tout
Des tâches reportées en soirée et le week-end faute de temps en journée

Centralisation des factures

Les factures arrivaient par des canaux différents : email, papier, WhatsApp. Certaines étaient perdues ou retrouvées trop tard. Le suivi comptable devenait une source de stress pour l’équipe, qui passait du temps à “chasser” les documents au lieu de se concentrer sur les courses.

Les solutions déployées avec n8n

Outil de saisie vocale pour les courses

Un outil portable a été créé pour permettre à n’importe quel membre de l’équipe de créer une course en dictant les informations essentielles. Le flux fonctionne ainsi :

Le conducteur dicte les informations de la course (client, adresse, horaire, type de trajet)
L’IA analyse le message vocal et extrait les données structurées
Si toutes les informations obligatoires sont présentes, la course est automatiquement ajoutée au calendrier
Si des informations manquent, l’IA demande les éléments restants avant de valider

Ce système supprime le goulot d’étranglement de l’administrateur unique. Chaque conducteur est autonome pour enregistrer ses courses, depuis n’importe ou, sans ouvrir un tableur.

Automatisation de la gestion documentaire

Trois workflows n8n ont été déployés pour traiter les documents :

Centralisation en temps réel : les factures et pièces jointes reçues par email ou via Discord sont automatiquement collectées, renommées selon une convention cohérente, et archivées dans un dossier structuré
Detection des emails prioritaires : les demandes urgentes sont identifiées et signalées pour éviter les pertes de messages
Archivage structuré : chaque document est classé par type, date et fournisseur, accessible en quelques secondes

Résultats mesurés

Indicateur	Avant	Après
Temps administratif quotidien (équipe)	Plusieurs heures, reportées en soirée	Gain estimé de 2 à 3 heures par jour
Saisie d’une course	Appel/WhatsApp + ressaisie manuelle	Dictée vocale + ajout automatique au calendrier
Centralisation des factures	Recherche manuelle multi-canal	Archivage automatique structuré
Dépendance à l’administrateur	1 personne centralise tout	Chaque conducteur est autonome
Charge mentale équipe	Stress lié aux documents perdus et relances	Allégé - les collaborateurs se concentrent sur les courses

Ce que cette étude de cas illustre

PH Taxi est un cas représentatif des PME de 5 à 15 personnes ou les processus internes n’ont jamais été formalisés. Les outils du quotidien (Excel, WhatsApp, email) fonctionnent jusqu’à un certain volume, puis deviennent des freins. Le déclencheur est souvent le même : une personne qui porte toute la charge administrative et n’arrive plus à suivre.

L’approche d’Ocade Fusion sur ce projet a suivi trois principes :

Diagnostic opérationnel d’abord : un entretien approfondi pour identifier les 2-3 processus les plus chronophages, pas une refonte complète
Automatisation progressive : déploiement par blocs, chaque workflow est testé et validé avant de passer au suivant
Transmission : des vidéos explicatives pour que l’équipe comprenne et utilise les outils sans dépendance au prestataire

“Travailler avec Ocade Fusion a transformé notre quotidien. Les automatisations mises en place nous ont permis de reprendre le contrôle sur notre organisation et de dégager un temps précieux.”

Pierre-Henry, dirigeant de PH Taxi

PH Taxi poursuit sa démarche d’optimisation. L’objectif à moyen terme : automatiser d’autres processus métier identifiés lors du diagnostic initial, selon les priorités définies avec le dirigeant.

Fiche technique

Élément	Detail
Client	PH Taxi - taxis conventionnés
Localisation	Côte Basque (Seignosse, Hossegor, Bayonne, Biarritz)
Effectif	5 collaborateurs
Problématique	Saisie manuelle des courses + centralisation des factures
Solution	Saisie vocale IA + archivage documentaire automatisé (n8n)
Gain estimé	2 à 3 heures par jour sur l’équipe
Outils	n8n, Discord, Gmail, Google Drive, IA (analyse vocale)
Accompagnement	Diagnostic + déploiement progressif + vidéos de formation

PH Taxi : automatiser la gestion des courses et des factures pour une équipe de 5 personnes