Comment automatiser le classement de vos factures avec n8n
Chapitres
Résumé
Ce tutoriel présente un workflow n8n qui automatise le classement des factures fournisseurs reçues par email. Le workflow récupère les emails contenant des factures, extrait les pièces jointes PDF, et les classe automatiquement dans Google Drive en fonction du fournisseur et de la date. Économie estimée : 2 500 euros par an pour un indépendant ou une PME.
Architecture du workflow
Le workflow utilise un Schedule Trigger pour vérifier les nouveaux emails à intervalles réguliers. Un noeud Gmail filtre les emails contenant des pièces jointes PDF avec des mots-clés comme "facture" ou "invoice". Les fichiers PDF sont extraits et analysés pour identifier le fournisseur et la date. Enfin, un noeud Google Drive range chaque facture dans le bon dossier.
Extraction et classification
L'extraction du fournisseur se fait de deux manières : par l'adresse email de l'expéditeur (mapping email vers nom de fournisseur) ou par analyse du contenu PDF avec un noeud LLM. La date est extraite du sujet de l'email ou du contenu de la facture. Le classement utilise une arborescence année/mois/fournisseur dans Google Drive.
Estimation de l'économie
Un indépendant passe en moyenne 15 minutes par jour à trier et classer ses factures manuellement. Sur 250 jours ouvrés, cela représente 62 heures par an. À un taux horaire de 40 euros, l'automatisation économise environ 2 500 euros par an. Le workflow fonctionne 24h/24 et ne fait pas d'erreur de classement.
Architecture du workflow
Cliquez sur chaque étape pour voir la configuration du noeud.
Schedule Trigger
Déclenche le workflow à intervalles réguliersToutes les heures (ou toutes les 30 min en période de facturation)
Signal de déclenchement
Économie estimée
Basé sur 250 jours ouvrés et un taux horaire de 40 €
Contenu détaillé
00:00Introduction
Présentation du workflow : automatiser le classement des factures fournisseurs reçues par email pour économiser 2 500 euros par an.
00:30Architecture du workflow
Schedule Trigger, Gmail pour récupérer les emails, extraction des pièces jointes PDF, classement dans Google Drive.
01:30Configurer le Schedule Trigger
Déclencher le workflow toutes les heures pour vérifier les nouveaux emails contenant des factures.
02:15Filtrer les emails avec Gmail
Utiliser le noeud Gmail avec un filtre sur les mots-clés et les pièces jointes PDF.
03:00Extraire et classifier les factures
Identifier le fournisseur par l'email ou par analyse IA. Extraire la date pour le classement année/mois.
04:15Ranger dans Google Drive
Créer l'arborescence de dossiers si nécessaire. Uploader chaque facture dans le bon dossier.
05:00Résultat et économie
Démonstration du classement automatique. Calcul de l'économie : 62 heures et 2 500 euros par an.
Questions fréquentes
Transcription complète
Pour aller plus loin
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